O que São Documentos Digitais?
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Documentos Digitais. Segundos, minutos, horas, dias, semanas. Já parou para pensar quanto tempo você passa procurando assuntos específicos em conversas de aplicativos de mensagens? Agora, imagine se envolvesse inúmeros blocos de papéis caso o que procurasse estivesse relacionado a um documento específico.
Independentemente da época em que tenha nascido, já deve ter visto, presenciado ou vivido momentos em que houve a dedicação de alguém para procurar determinados arquivos fundamentais para a empresa ou para resolver questões pessoais.
E apesar de ainda existirem, os documentos físicos têm perdido cada vez mais espaço para os digitais. Mas eles são seguros? Possuem validade legal? Existe diferença além da óbvia? Continue acompanhando este artigo para saber o que são Documentos Digitais e as respostas para essas questões e muitas outras.
Documento Digital – O que é?
É considerado documento digital um arquivo que possui codificação em dígitos binários, é acessado através de um sistema computacional e pode se tratar de um arquivo originalmente elaborado digitalmente ou digitalizado, ou seja, foi produzido em formato físico e posteriormente convertido para o digital.
E por mais que internacionalmente sejam considerados sinônimos, o documento digital é diferente do eletrônico. Isso porque o segundo é acessado e interpretado por meio de um equipamento eletrônico, podendo ser registrado e codificado de forma analógica ou através de dígitos binários.
Documentos Físicos e a Digitalização
Para digitalizar corretamente um documento é preciso agir de acordo com algumas normas técnicas:
- Garantir rastreabilidade e auditabilidade, ou seja, o sistema responsável por converter o documento deve apresentar informações como quem digitalizou, quando, onde e qual equipamento foi utilizado;
- Ser compatível com diversos sistemas, logo, ele deve ser salvo em formato aberto, como o PDF, para que possa ser acessado por outros sistemas;
- E após a correta e fiel digitalização, o documento físico pode ser descartado, mas somente se não houver valor histórico.
Maneiras de Proteger os Documentos Digitais
Da mesma forma que os documentos físicos precisam ser armazenados conforme algumas condições, o mesmo acontece com os digitais. Os arquivos devem ser preservados de modo que haja garantia de integridade e autenticidade do documento.
E para isso, o aconselhável é:
- Separar os documentos por categorias em pastas e subpastas;
- Organizar de forma que encontre-os fácil e rapidamente;
- Ao salvar os documentos, colocar nomes específicos para que não precise ficar abrindo-os com o intuito de saber do que se tratam;
- Criar cópias de segurança, ou seja, fazer backup periodicamente em um HD externo ou na nuvem;
- Restringir o acesso às pastas por meio de senhas e permissões.
Período de Armazenamento dos Documentos Digitais
Esses documentos devem ser armazenados conforme o seu tipo, por exemplo: contratos de prestação de serviços e ficha de funcionários precisam ser armazenados até o fim do vínculo.
Nota fiscal própria ou de fornecedores, contrato de parceria e extrato e depósito bancários devem ser arquivados por um período de cinco anos; contribuições da previdência social, por 10 anos; e escritura de imóvel, por período permanente, por exemplo.
Benefícios dos Documentos Digitais
Ao elaborar documentos digitais ou digitalizar documentos você, pessoa física ou empresa, consegue outros benefícios além de economizar espaço físico, como:
- Aumentar a vida útil, já que os documentos físicos deterioram com o tempo e devido a algumas exposições;
- Custo-benefício que varia conforme quantidade, tempo e gastos específicos, considerando papel, tinta e impressora, reconhecimento em cartório ou com assinatura digital, entre outros;
- Facilidade para acessar, porque o documento digital pode ser consultado independentemente de onde estiver e enviado mais rapidamente a qualquer lugar do mundo, e o físico varia conforme a distância;
- Efetividade e rapidez nos momentos de elaborar e consultar (inúmeras vezes) os documentos digitais;
- Maior chance de segurança e proteção dos arquivos digitais, já que o físico pode ser perdido, desviado, modificado ou perder legibilidade, por exemplo;
- Entre outros que podem ser observados conforme experiências próprias e/ou individuais.
