Como Implementar os Programas de Integridade e Compliance

Programas de Integridade e Compliance. O cumprimento de regras gerais (leis, normas, éticas e diretrizes internas) pode ser providenciado por uma organização quando a mesma investe em Compliance, que também está relacionada à prevenção à lavagem de dinheiro, às diretrizes de condutas éticas e às finanças sustentáveis.

Mas para que tal programa tenha seus objetivos alcançados, somente estar em conformidade com as regras não é sinônimo de que realmente é honrada íntegra e eticamente.

Por isso, o aconselhável é que haja um investimento em conjunto com o Programa de Integridade, que aborda questões, como confiança, ética e transparência. Assim, uma acaba dependendo da outra, já que para cumprir as normas, é necessário haver integridade, ética e transparência, do mesmo modo que para tê-los, é preciso igualmente respeitar as legislações.

Programas de Integridade e Compliance

Ao pensarmos no cumprimento da Lei, precisamos ser íntegros e atuar conforme a ética detalhada, que é o pilar dos programas mencionados. E para que funcionem conforme o esperado, as etapas e os pilares devem ser prezados integralmente no dia a dia de uma empresa, orientando e servindo de base para os momentos envolvendo as tomadas de decisão.

Logo, o Programa de Integridade se trata de um conjunto de regras e práticas de gestão para garantir que os negócios atuem de forma a prevenir, detectar e corrigir questões e atos ilícitos contra a Administração Pública.

Ao ser somado ao Programa de Compliance, é considerado um conjunto de normas internas responsáveis por prever os procedimentos essenciais para que uma organização respeite os princípios da Administração Pública.

E para seu cumprimento, é fundamental ter um plano elaborado com as seguintes áreas:

• Acompanhamento do programa, incluindo com revisões constantes e aplicação de medidas corretivas e penalidades;
• Avaliação periódica de riscos de integridade;
• Comunicação direta, acessível e constante com os envolvidos nas atividades do negócio, e de modo direto;
• Estruturação do ambiente de governança e gestão do Programa de Integridade;
• Estruturação, implementação e revisão de políticas e procedimentos internos;
• Investimento em treinamento e aperfeiçoamento dos colaboradores.

Medidas de Compliance para o Programa de Integridade

Para algumas empresas, a implementação do Programa de Integridade pode ser uma obrigação por causa da Lei de Licitações, mas para outras, tende a ser válida como uma forma de torná-las competitivas e para que tenham chance de receber investimentos.

E conforme mencionado, um programa está ligado ao outro; logo, para que o de Integridade tenha a chance de funcionar adequadamente, é importante providenciar a documentação e o controle das informações, tais como:

• Comprovação oficial de comunicações, treinamentos e atendimentos, e denúncias, solicitações e dúvidas;
• Controles internos para elaboração de relatórios, dossiês e demonstrações confiáveis;
• Criação e adoção do código de ética, conduta e integridade, e instituição de comissões para apurar possíveis desvios;
• Documentos de processos de due diligence e ligados à integridade, auditoria e às investigações.

Implementação dos Programas de Integridade e Compliance

Do ponto de vista empresarial, para aplicar os Programas de Integridade e Compliance, é fundamental que seus pilares estejam devidamente estabelecidos para direcionar em relação às boas práticas, que incluem:

• Ações de conscientização, educação e treinamento: inclusive para terceiros com que se relacionam;
• Canal de denúncias: assim, os colaboradores podem se sentir mais confortáveis para avisar sobre condutas inadequadas envolvendo temas sensíveis;
• Comprometimento de alta liderança: por parte dos profissionais de governança da organização;
• Controles internos para minimizar riscos: os mesmos tendem a ser administrativos, contábeis e de Compliance, ajudando a identificar os principais riscos e a adotar as devidas ações;
• Due diligence: com a aplicação dos procedimentos, é possível conhecer os colaboradores – independentemente de seus cargos – e parceiros, por exemplo;
• Identificação e mapeamento de riscos: orientar sobre as políticas a serem elaboradas e os procedimentos que precisam ser colocados em prática;
• Monitoramento constante do programa: mecanismos que também atuam para avaliação e auditoria;
• Padronização de conduta, integridade e transparência: para que sejam adotados e cobrados, precisam constar nos códigos de conduta;
• Entre outros que variam conforme o ramo de atuação no mercado e as necessidades de cada negócio.

Além disso, é preciso fazer um levantamento de dados, providenciar documentos e informações, e ter autoridade para implementar as medidas necessárias para que seja cumprido o Programa de Integridade.

Da mesma maneira que necessita de tratamento de dados, planejamento de ações e implementação e acompanhamento, em que tendem a ser identificados pontos a serem melhorados e, consequentemente, modificados, passando a contar com novos processos.

Sem contar que igualmente é preciso investir em:

• Análise de perfil e riscos: necessário entender e conhecer seus processos e sua estrutura organizacional para providenciar a análise de riscos no mercado em que atua e, consequentemente, o seu mapeamento periódico;
• Comprometimento e apoio da alta direção: representando que o exemplo de uma cultura ética, de respeito às leis e normas do Programa surge daqueles que possuem cargos superiores em relação aos níveis da empresa;
• Estratégias de monitoramento contínuo: para garantir que o programa está sendo aplicado, necessitando de uma atuação integrada entre alguns departamentos, como o jurídico e de Recursos Humanos, por exemplo;
• Estruturação das regras e dos instrumentos: elaborar ou atualizar os códigos de ética e conduta, e implementar políticas e procedimentos de prevenção, assim como um plano de comunicação e treinamento;
• Instância responsável: profissionais com autonomia e liberdade para cumprir suas funções e acessar os diversos setores da empresa.

Assim, os princípios legais e éticos devem ser devidamente cumpridos, e as políticas objetivas para redução de riscos precisam ser criadas para atingir os pontos de Compliance e a empresa ter a chance de colocar o Programa de Integridade em prática. E para tirar dúvidas, a contratação de uma equipe jurídica ou o acionamento do setor responsável é válido; do mesmo modo que é capaz de providenciar e realizar tais pontos abordados.