Assinatura Digital – Como Funciona?

Assinatura Digital é uma realidade cada vez mais constante na nossa rotina, seja por motivos pessoais ou profissionais, porque acaba facilitando e agilizando processos, e reduzindo o tempo destinado aos deslocamentos, por exemplo. E tem a mesma finalidade: autenticar documentos por meio da reprodução de uma assinatura em um documento eletrônico.

Conceito de Assinatura Digital

Assim como a que fazemos no papel impresso, a assinatura digital é uma maneira de comprovar, via on-line, a identidade de uma pessoa física ou jurídica, porque utiliza a técnica de criptografia para autenticar os documentos eletrônicos (normalmente, em formato de PDF) e oferecer-lhes integridade e segurança, o que acontece por ser vinculada a um certificado digital (identidade virtual capaz de identificar um indivíduo e validar a sua veracidade).

Logo, por meio desta chave digital privada e criptografada, que garante as mesmas legalidades de uma assinatura providenciada em papel, é possível autenticar todos os arquivos necessários sem depender de locomoção, utilizando a internet e seguindo os passos fundamentais para sua validação.

Diante disso, é possível assinar documentos, tais como:

• Atas e documentos societários;
• Atestados e receitas médicos;
• Concessões de crédito (financeiro);
• Contratos entre clientes, fornecedores, parceiros, franquias e prestadores de serviço;
• Espelho de ponto dos colaboradores (controle de horas trabalhadas);
• Laudos e prontuários de atendimento médico;
• Petições e processos judiciais;
• Procurações, processos e protocolos;
• Propostas e apólices de seguro;
• Transações on-line.

Sem contar que esse tipo de ferramenta também pode ser utilizado para demais finalidades, incluindo:

• Acessar serviços públicos, como o eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, em que constam os dados dos trabalhadores) e o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte, uma plataforma que permite a comunicação entre o contribuinte e a Receita Federal do Brasil – RFB);
• Autenticar declarações fiscais, como a do IR (Imposto de Renda);
• Fazer cadastros em órgãos nacionais, como o CNES (Cadastro Nacional de Entidades Sindicais) e o INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial).

Modo de Conseguir uma Assinatura Digital

Qualquer pessoa ou organização tem a chance de adquirir a sua chave digital, mas desde que compareça a uma entidade autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, também conhecido como Autoridade Certificadora (AC), e solicite um Certificado Digital, que pode ser armazenado das seguintes maneiras:

• Certificado A1: com prazo máximo de um ano e possibilidade de ser emitido e armazenado no computador (desktop) ou em um aparelho móvel (celular);
• Certificado A3: sua validade varia de um a três anos e pode ser solicitado e armazenado em tokens ou smart cards (cartão inteligente).

Assinatura Digital na Prática

Devido ao fato de a assinatura digital funcionar por meio de uma chave virtual privada, vinculada a um certificado digital devidamente solicitado, em que somente o seu detentor tem acesso ao conteúdo, e por ser protegida por códigos e uma especificação capaz de identificar e validar quem está tentando utilizá-la, é considerada segura e legal.

Por isso, as assinaturas digitais podem ser adquiridas por meio da vinculação da identidade, tais como, o CPF (no caso de pessoas físicas), CNPJ (voltado para pessoas jurídicas) e registro da OAB (profissionais de Direito habilitados pela Ordem dos Advogados do Brasil), por exemplo.

Além disso, a AC, que fornece o certificado, é responsável por associar o respectivo titular do pedido a quem solicitou a assinatura digital, o que acaba proporcionando maior garantia desse tipo de serviço virtual, assim como também autentica o documento por meio do seu uso.

E entre tantos benefícios que tendem a fazer sentido para você ou sua empresa ao optar pela assinatura digital, podemos citar a economia de tempo, otimização de processos, redução de custos e recursos (como dinheiro da locomoção e uso de papel, por exemplo) e garantia de que o documento está em conformidade com as normas jurídicas.

Assim sendo, fica a critério de cada um decidir se faz sentido optar pelo serviço digital ou continuar com a forma tradicional de autenticar sua identidade e validar documentos. E em caso de dúvidas, entre em contato para que possamos analisar todos os processos e orientá-los devidamente.

Mais informações sobre este assunto na Internet:

• Projuris
• Tecnoblog

Artigo Publicado em: 22 de abr de 2021 e Atualizado em: 15 de fev de 2024